Reorganisaties zijn, zeker in de huidige tijdgeest, aan de orde van de dag. Maar hoe pak je een reorganisatie als bedrijf aan? Welke regels gelden er en wat zijn de valkuilen? In de Blogreeks Reorganisatie bespreken we de belangrijkste aandachtspunten om tot een zorgvuldig reorganisatieproces te komen. Dit eerste deel bevat een overzicht: reorganisatie in 10 stappen. In de volgende blogs zal op enkele van de stappen worden ingezoomd.
Reorganisatie
Waar we spreken over een reorganisatie wordt meestal het vervallen van arbeidsplaatsen wegens bedrijfseconomische redenen bedoeld. Sinds de invoering van de WWZ in 2015 behoort dit tot het exclusieve terrein van het UWV (uitzonderingen daargelaten). Het UWV onderscheidt verschillende bedrijfseconomische redenen:
- de slechte, of slechter wordende, financiële situatie van het bedrijf
- werkvermindering
- organisatorische en/of technologische veranderingen, zoals automatisering
- (gedeeltelijke) bedrijfsbeëindiging
- een bedrijfsverhuizing
- vervallen van een loonkostensubsidie
Deze redenen kunnen ook in combinatie voorkomen. Zo gaan werkvermindering en een slechte of slechter wordende financiële situatie vaak hand in hand. De bedrijfseconomische redenen kennen – mede omdat ze niet allemaal voortkomen uit een financiële noodsituatie – ook een verschil in urgentie. Een acute werkvermindering noopt tot direct ingrijpen, terwijl een reorganisatie wegens een voorziene bedrijfsverhuizing doorgaans op een langere termijn zal plaatsvinden.
Om tot een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen te komen is voorafgaande toestemming van het UWV nodig (of in uitzonderingsgevallen, van een bij Cao ingestelde ontslagcommissie). De regels voor een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen zijn nader uitgewerkt in:
- artikel 7:669 lid 3 sub a BW
- de Ontslagregeling
- de Regeling UWV ontslagprocedure, en
- de Uitvoeringsregels Ontslag om bedrijfseconomische redenen (zie ook ons blog over dit onderwerp)
Hierna geef ik aan welke 10 stappen doorlopen dienen te worden om tot een zorgvuldige reorganisatie te komen.
Stap 1: Opstellen van een reorganisatieplan
Een reorganisatie staat of valt met een gedegen voorbereiding. Dit kost vaak veel tijd. Het is echter een essentiële stap: het vormt immers de basis van de reorganisatie. Als deze basis niet goed is, leidt dat tot vertraging, afwijzing van ontslagaanvragen of mogelijk zelfs tot vernietiging van gerealiseerde beëindigingen van arbeidsovereenkomsten. De tijdsinvestering aan het begin betaalt zich dus uiteindelijk terug.
Veelal wordt er een reorganisatieplan opgesteld, met bijbehorend draaiboek. Afhankelijk van de aard van de bedrijfseconomische reden kan gedacht worden aan een uitwerking van de volgende elementen: de aanleiding/reden van de reorganisatie, de doelstelling, het effect op de organisatiestructuur, de overwogen alternatieven, de personele consequenties en het tijdspad. De bedrijfseconomische reden dient, waar mogelijk, cijfermatig onderbouwd te worden. Om de wijzigingen in de organisatiestructuur inzichtelijk te maken wordt vaak een organigram opgesteld (een zogenaamd ‘was-wordt’ overzicht). Vaak wordt ook aandacht besteed aan de inhoud en timing van de communicatie.
Stap 2: Check of de Wet Melding Collectief Ontslag (WMCO) van toepassing is
Wanneer er sprake is van een collectief ontslag gelden er aanvullende regels.
Op grond van artikel 3 WMCO is er sprake van een collectief ontslag als een werkgever voornemens is de arbeidsovereenkomsten te beëindigen van:
a) ten minste 20 werknemers
b) werkzaam in één werkgebied van het UWV
c) binnen een tijdvak van 3 maanden
Let op: voor het getalscriterium van 20 werknemers tellen ook de werknemers mee met wie een minnelijke regeling is getroffen op grond van bedrijfseconomische redenen.
Wanneer sprake is van een collectief ontslag gelden de volgende aanvullende regels:
- de werkgever dient de belanghebbende vakbond(en) te raadplegen. Deze raadpleging moet ‘tijdig’ gebeuren. Hieronder wordt verstaan dat de vakbond(en) nog invloed op de definitieve besluitvorming uit moet(en) kunnen oefenen. De raadpleging heeft als doel om de collectieve ontslagen te voorkomen of in aantal te verminderen, alsook om de gevolgen te verzachten, bijvoorbeeld door het afspreken van een sociaal plan. Als een werkgever niet precies weet of en zo ja, welke vakbonden geraadpleegd moeten worden dan geldt er volgens de UWV Beleidsregels een onderzoeksplicht
- er dient een melding collectief ontslag gedaan te worden bij het UWV
Niet naleving van de WMCO kan vergaande gevolgen hebben; op initiatief van de werknemer kan een gerealiseerde beëindiging van de arbeidsovereenkomst worden vernietigd. In deel 2 van deze blogserie gaan we dieper in op het collectief ontslag en (de totstandkoming en nut van een) sociaal plan.
Stap 3: Denk aan de medezeggenschap
Bedrijven met een ondernemingsraad dienen er rekening mee te houden dat de ondernemingsraad in veel gevallen een adviesrecht zal toekomen op grond van artikel 25 Wet op de Ondernemingsraden (WOR) als er sprake is van een reorganisatie. Dat is het geval als het gaat om een ‘belangrijk’ voorgenomen besluit. Denk aan het geval dat de reorganisatie leidt tot een belangrijke inkrimping van de werkzaamheden of tot een belangrijke wijziging van de organisatie. Het is raadzaam om de ondernemingsraad al in een vroegtijdig stadium (informeel en onder de plicht van geheimhouding) te betrekken bij de voorgenomen besluitvorming rondom de reorganisatie. Op die manier kan worden geanticipeerd op mogelijke vragen of bezwaren vanuit de ondernemingsraad en zal het adviestraject doorgaans effectiever en sneller afgerond kunnen worden. In ieder geval dient het advies zo tijdig te worden gevraagd, dat de ondernemingsraad nog wezenlijke invloed kan uitoefenen op de besluitvorming.
Bij kleinere ondernemingen waar geen ondernemingsraad maar wel een personeelsvertegenwoordiging is ingesteld, geldt in sommige gevallen ook een adviesrecht. Het moet dan gaan om het verlies van arbeidsplaatsen of om belangrijke veranderingen van de arbeid, de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden van tenminste ¼ deel van het personeel.
Let op, aan de reorganisatie kan pas uitvoering worden gegeven na een formeel besluit, volgend op een positief advies van de Ondernemingsraad, of als de maand wachttijd na een negatief advies ongebruikt is verstreken. Lees meer over de positie van de ondernemingsraad en de personeelsvertegenwoordiging in onze medezeggenschaps-blogreeks.
Stap 4: Stel de bedrijfsvestiging vast
Op grond van Ontslagregeling geldt als uitgangspunt dat de ontslagvolgorde wordt bepaald aan de hand van het afspiegelingbeginsel. Dit voorkomt willekeur en heeft als voordeel dat de werkgever niet hoeft te motiveren waarom bepaalde werknemers voor ontslag worden voorgedragen en anderen niet. Het afspiegelingsbeginsel wordt toegepast per bedrijfsvestiging. Het is daarom belangrijk om te bepalen wat als bedrijfsvestiging heeft te gelden. Zeker als de werkzaamheden van de onderneming zijn verspreid over verschillende bedrijfsvestigingen.
In de Uitvoeringsregels Ontslag om bedrijfseconomische redenen is bepaald dat een onderdeel van een onderneming als bedrijfsvestiging kan worden beschouwd als de bedrijfsvestiging: i) in de maatschappij als een zelfstandige eenheid is te herkennen en ii) een interne zelfstandige bedrijfsvoering heeft. Dit wordt nader ingevuld aan de hand van externe en interne factoren.
Indicatief voor de externe factoren zijn onder meer: in hoeverre de eenheid zich publiekelijk als zelfstandige aanbieder van goederen en diensten presenteert, of de eenheid een eigen adres c.q. bedrijfslocatie heeft, deze als aparte vestiging/locatie bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd, deze een eigen klantenkring kent, een eigen producten- en/of dienstenlijn heeft, een eigen naam, website, briefpapier, logo en huisstijl heeft, alsmede de geografische afstand tussen de locaties.
Bij de bepaling of er sprake is van een zelfstandige interne bedrijfsvoering wordt onder meer naar de volgende elementen gekeken: of er sprake is van een aparte rechtspersoon, of er zelfstandig (financieel) wordt gerapporteerd, in hoeverre een eigen management verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering, of de eenheid zelfstandig personeel in dienst kan nemen en ontslaan en of sprake is van een eigen, separate medezeggenschap.
De externe en interne factoren zijn niet limitatief bedoeld en dienen in onderlinge samenhang te worden beoordeeld. Hier zit dus enige beoordelingsruimte in.
Stap 5: Stel vast welke uitwisselbare functies er zijn
Het afspiegelingsbeginsel wordt, per bedrijfsvestiging, toegepast binnen de categorieën uitwisselbare functies.
Een functie is uitwisselbaar met een andere functie indien: i) de functies vergelijkbaar zijn voor wat betreft de inhoud van de functie, de voor de functie vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en de tijdelijke of structurele aard van de functie, en ii) het niveau van de functie en de bij de functie behorende beloning gelijkwaardig zijn.
Deze factoren worden in onderlinge samenhang beoordeeld, zodat ook hier enige beoordelingsruimte bestaat.
Stap 6: Bepaal de ontslagvolgorde
Na vaststelling van de bedrijfsvestiging en de categorieën uitwisselbare functies wordt toegekomen aan het bepalen van de ontslagvolgorde.
Bij het bepalen van de ontslagvolgorde geldt als uitgangspunt dat werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd een grotere bescherming toekomt dan aan (sommige) flexibele medewerkers die dezelfde werkzaamheden verrichten. Er is, kort gezegd, sprake van een rangorde tussen groepen medewerkers.
Van een werkgever wordt verwacht dat eerst afscheid wordt genomen van externe medewerkers die werkzaam zijn in (uitwisselbare) functies waar een krimp moet plaatsvinden. Dit zijn gedetacheerden, uitzendkrachten, zelfstandigen zonder personeel en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging. Pas als daarmee de noodzakelijke personeelsinkrimping niet (voldoende) kan worden gerealiseerd, komen andere werknemers in dezelfde categorie uitwisselbare functies voor ontslag in aanmerking. Daarvoor wordt het afspiegelingbeginsel gebruikt.
Het afspiegelingsbeginsel komt er op neer dat de te vervallen arbeidsplaats(en) per categorie uitwisselbare functies worden opgedeeld in vijf leeftijdsgroepen. De ontslagen worden over deze leeftijdsgroepen verdeeld, waarbij de werknemers met het kortste dienstverband het eerst voor ontslag in aanmerking komen. Doel van het afspiegelingsbeginsel is om de leeftijdsopbouw binnen de onderneming voor en na de gedwongen ontslagen zo veel mogelijk gelijk te houden.
In deel 3 van deze blogreeks zal nader op de ontslagvolgorde worden ingezoomd. Daarbij zal aandacht worden besteed aan de hiervoor genoemde rangorde tussen de groepen werknemers, de peildatum, de (uitzonderings)mogelijkheid om specifieke werknemers in dienst te houden en situaties waarin het afspiegelingsbeginsel niet toegepast hoeft te worden.
Stap 7: Onderzoek de herplaatsingsmogelijkheden
In artikel 7:669 BW is bepaald dat een werkgever de arbeidsovereenkomst alleen kan opzeggen als daar een redelijke grond voor bestaat en herplaatsing van de werknemer in een andere passende functie bij de werkgever binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, niet mogelijk is of niet in de rede ligt.
Onderzocht zal dus moeten worden of de werknemer redelijkerwijs kan worden herplaatst. Deze herplaatsingsinspanning strekt zich niet alleen uit over de werkgever zelf, maar ook over eventuele groepsvennootschappen als de werknemer tot een concern behoort.
Deel 4 van deze Blogreeks gaat over de herplaatsingsverplichting, waarbij stil zal worden gestaan bij de inspanningsverplichting die op de werkgever rust, de herplaatsingstermijn, de grenzen aan de scholingsverplichting en de reikwijdte van de herplaatsing binnen een concern.
Stap 8: Start de UWV-procedure
Met de invoering van de WWZ heeft het UWV een geüniformeerde manier geïntroduceerd om ontslagaanvragen wegens bedrijfseconomische redenen te verzoeken. Hiertoe hanteert het UWV 3 formulieren, die digitaal ingevuld dienen te worden en middels het werkgeversportaal geüpload kunnen worden. In deel A dienen de gegevens van de werkgever ingevuld te worden, in deel B de gegevens van de werknemer(s) voor wie ontslag wordt aangevraagd en in deel C dient de ontslagaanvraag onderbouwd te worden.
In de praktijk kiezen werkgevers er geregeld voor om het eerste deel van de ontslagaanvraag (formulier A) al in te dienen voordat werknemers over hun boventalligheid worden geïnformeerd. Dit, om een ‘strategische ziekmelding’ en daarmee een mogelijk ontslagverbod te voorkomen. Als een werknemer zich ziek meldt nadat formulier A is ingediend, dan zal de ziekmelding het voorgenomen ontslag – en de gemaakte afspiegeling – niet langer doorkruisen.
Ten aanzien van de bedrijfseconomische reden heeft de werkgever een zekere mate van ondernemersvrijheid. In dat licht toetst het UWV de redelijkheid van het ontslag terughoudend. Dat neemt niet weg dat de ontslagaanvraag gedegen gemotiveerd moet worden en dit het nodige papierwerk met zich meebrengt.
Het verloop van de UWV-procedure, de formaliteiten en de geldende wederindiensttredingsvoorwaarde, zullen in het laatste blog van deze reeks nader worden toegelicht.
Stap 9: Communicatie en aanbieden van vaststellingsovereenkomsten
De communicatie van de reorganisatie verdient de nodige aandacht. Het is aan te bevelen om een intern (en waar van toepassing extern) communicatieplan op te stellen. Onderdeel van de communicatie is het inplannen van gesprekken met de individuele werknemers die door het ontslag worden geraakt.
Het is gebruikelijk om de werknemers die door het ontslag worden geraakt een vaststellingsovereenkomst aan te bieden. Op grond hiervan wordt de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigd en kan de UWV-procedure (na het verstrijken van de bedenktermijn) worden ingetrokken. Voordeel voor de werknemer is vaak dat aan het tekenen van de vaststellingsovereenkomst financiële voordelen zijn verbonden. Denk aan een aanvullende ‘tekenvergoeding’, een periode van vrijstelling van werkzaamheden, een budget voor rechtsbijstand, en/of een scholingsbudget. Voor de werkgever is het voordeel van het sluiten van een vaststellingsovereenkomst dat dit vaak snel en efficiënt is. Er kan op korte termijn afscheid genomen worden van de werknemer zonder dat de UWV procedure (en een eventuele vervolgprocedure bij de kantonrechter) afgewacht dient te worden. Een ander voordeel is dat de wettelijke wederindiensttredingsvoorwaarde die bij een ontslag via het UWV geldt, dan niet van toepassing is.
Stap 10: Opzegging van de arbeidsovereenkomsten
Arbeidsovereenkomsten die niet middels een vaststellingsovereenkomst zijn geëindigd, kunnen na het verkrijgen van de ontslagvergunning van het UWV worden opgezegd met inachtneming van de geldende opzegtermijn. De proceduretijd, gerekend vanaf het moment dat de ontslagaanvraag compleet is ingediend, mag van de opzegtermijn worden afgetrokken. Wel moet er altijd een opzegtermijn van 1 maand over blijven. Belangrijk aandachtspunt is dat de arbeidsovereenkomst binnen 4 weken na ontvangst van de ontslagvergunning moet worden opgezegd, anders vervalt de ontslagvergunning.
Bij een opzegging van de arbeidsovereenkomst dient rekening gehouden te worden met de wettelijke wederindiensttredingsvoorwaarde. Kort gezegd betekent dit dat als de werkgever binnen 26 weken weer iemand in dienst neemt voor de werkzaamheden van de werknemer die wegens boventalligheid is ontslagen, de werkgever de functie eerst aan zijn voormalige werknemer moet aanbieden onder de gebruikelijke voorwaarden.
Meer over reorganisatie
Met deze 10 stappen is een overzicht gegeven van de belangrijkste stappen die doorlopen dienen te worden in geval van een reorganisatie. In verschillende vervolgblogs zullen enkele specifieke onderdelen nader worden toegelicht. Mocht u vragen hebben over reorganisaties, dan kunt u uiteraard altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.
Meer lezen over reorganisatie? Onderwerpen van de andere blogs in de Blogreeks Reorganisatie:
