Reorganisaties zijn, zeker gelet op de huidige coronacrisis, aan de orde van de dag. Maar, hoe pak je een reorganisatie als bedrijf aan? Welke regels gelden en wat zijn de valkuilen? In deze blogreeks bespreken we de belangrijkste aandachtspunten om tot een zorgvuldig reorganisatieproces te komen. Het eerste deel van de reeks bevatte een overzicht van de reorganisatie in 10 stappen.

In dit tweede deel zal ik ingaan op het vaststellen van de juiste ontslagvolgorde. Welke regels gelden bij het bepalen van de ontslagvolgorde en zijn uitzonderingen mogelijk om bepaalde werknemers toch te kunnen behouden?

Categorie uitwisselbare functies

Als eenmaal is vastgesteld hoeveel werknemers als gevolg van de reorganisatie moeten afvloeien, dient vervolgens te worden beoordeeld welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Op grond van artikel 11 van de Ontslagregeling moet de ontslagvolgorde worden bepaald op basis van het zogenoemde afspiegelingsbeginsel. Het afspiegelingsbeginsel wordt, per bedrijfsvestiging, toegepast binnen de categorieën uitwisselbare functies.

Uitwisselbare functies

Van uitwisselbare functies is sprake als werknemers elkaars functie zouden kunnen uitoefenen. Een functie is uitwisselbaar met een andere functie wanneer:

  1. de functies vergelijkbaar zijn voor wat betreft de inhoud van de functie, de voor de functie vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en de tijdelijke of structurele aard van de functie, en
  2. het niveau van de functie en de bij de functie behorende beloning gelijkwaardig zijn. Voor de beoordeling of twee functies uitwisselbaar zijn, kunnen, naast de functieomschrijving, alle omstandigheden die invulling kunnen geven aan deze factoren een rol spelen.

Ontslagvolgorde

Na vaststelling van de bedrijfsvestiging en de categorieën uitwisselbare functies, wordt toegekomen aan het bepalen van de ontslagvolgorde.

Bij het bepalen van de ontslagvolgorde geldt als uitgangspunt, dat werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd een grotere bescherming toekomt dan  (sommige) flexibele medewerkers die dezelfde werkzaamheden verrichten.

De volgende groepen worden onderscheiden:

  • Groep 1: externe medewerkers. Hieronder vallen gedetacheerden, uitzendkrachten, zelfstandigen zonder personeel, ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging en andere werknemers op wie Nederlands recht niet van toepassing is (expats);
  • Groep 2: werknemers (inclusief payrollwerknemers) die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt;
  • Groep 3: werknemers (inclusief payrollwerknemers) met een nul-urencontract. Op grond van artikel 7:628a BW vallen hieronder ook werknemers met een arbeidsovereenkomst voor maximaal 15 uur per week zonder vaste dagen;
  • Groep 4: werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (inclusief payrollwerknemers) van wie het contract binnen ten hoogste 26 weken eindigt na de datum waarop op de aanvraag wordt beslist;
  • Groep 5: werknemers (inclusief payrollwerknemers) met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (inclusief payrollwerknemers) waarvoor de looptijd van het contract meer dan 26 weken bedraagt, te rekenen vanaf de datum waarop op de aanvraag wordt beslist.

De werkgever dient bij het vervallen van arbeidsplaatsen eerst afscheid te nemen van personen uit groep 1 die werkzaam zijn in dezelfde categorie uitwisselbare functies. Pas als daarmee de noodzakelijke personeelsinkrimping niet (voldoende) kan worden gerealiseerd, komen werknemers in dezelfde categorie uitwisselbare functies uit achtereenvolgens groep 2, 3, 4 en 5 voor ontslag in aanmerking. Daarvoor wordt het afspiegelingbeginsel gebruikt.

Afspiegelingsbeginsel

Zoals ook toegelicht in het eerste deel van deze blogreeks komt het afspiegelingsbeginsel erop neer dat de te vervallen arbeidsplaats(en) per categorie uitwisselbare functies worden opgedeeld in vijf leeftijdsgroepen. Het gaat om de volgende leeftijdsgroepen:

  • 15 tot 25 jaar;
  • 25 tot 35 jaar;
  • 35 tot 45 jaar;
  • 45 tot 55 jaar;
  • 55 jaar en ouder.

Binnen elke leeftijdsgroep wordt bekeken wie het laatst is aangenomen. Deze werknemers moeten als eerste ontslagen worden. Voor het bepalen van de juiste ontslagvolgorde is het daarom van belang om een duidelijke personeelslijst te maken waarin per groep uitwisselbare functies wordt weergegeven onder welke leeftijdscategorie iedere medewerker valt.

Peildatum

Omdat een onderneming niet stil staat en personele wisselingen en functieverschuivingen kent, wordt voor toepassing van het afspiegelingsbeginsel een peildatum vastgesteld. Dat is als het ware een foto van het personeelsbestand. De peildatum wordt gebruikt:

  • voor het berekenen van de huidige leeftijd van werknemers en indeling in leeftijdsgroepen;
  • voor het bepalen welke werknemers op de uitwisselbare functies werkzaam zijn;
  • als startmoment van de 26 weken die vooruit moeten worden gekeken om te zien of de bedrijfseconomische reden nog bestaat;
  • als startmoment van de 26 weken die vooruit moeten worden gekeken om te zien of de werknemer herplaatst kan worden.

Volgens de Ontslagregeling is de peildatum gelijk aan het moment waarop de ontslagaanvragen bij het UWV worden ingediend. Er mag ook worden uitgegaan van een eerdere datum, mits deze objectief is vast te stellen, daar een redelijke grond voor is en de werknemers te kennen is gegeven dat er arbeidsplaatsen komen te vervallen.

Het toepassen van het afspiegelingsbeginsel dient secuur te gebeuren en is niet eenvoudig. Vaak is krimp die verdeeld moet worden over de verschillende leeftijdsgroepen niet precies gelijk aan het aantal arbeidsplaatsen en zal er moeten worden afgerond. Online zijn verschillende rekentools te vinden – onder andere een rekentool van het UWV – die gebruikt kunnen worden om de juiste ontslagvolgorde vast te stellen.

Afwijkingsmogelijkheden

Het kan natuurlijk voorkomen dat op grond van het afspiegelingsbeginsel die ene werknemer die voor het bedrijf onmisbaar is voor ontslag in aanmerking komt. Voor de werkgever bestaat een aantal mogelijkheden om af te wijken van het afspiegelingsbeginsel.

Allereerst geldt een afwijkingsmogelijkheid ten aanzien van arbeidsbeperkten. Zij kunnen onder voorwaarden buiten de afspiegeling worden gehouden. Ook kunnen “onmisbare” werknemers worden uitgezonderd. De werkgever moet dan kunnen onderbouwen dat deze werknemer over bijzondere kwaliteiten of kennis beschikt en dat deze kennis of kwaliteiten verloren gaan als de werknemer wordt ontslagen. De lat voor een geslaagd beroep op deze uitzondering ligt erg hoog. Denk aan een familielid die het bedrijf op termijn over dient te nemen, of een werknemer die een belangrijke historische kennis heeft over bedrijfsaangelegenheden die geen van de andere werknemers bezit.

Daarnaast kent de wet de mogelijkheid om bij cao af te wijken van het afspiegelingsbeginsel. Bijvoorbeeld door instelling van een cao-ontslagcommissie. In de praktijk wordt hier weinig gebruik van gemaakt, in dit blog ga ik hier verder niet op in.

In de praktijk proberen werkgevers onder de toepassing van het afspiegelingsbeginsel uit te komen door het creëren van een nieuwe functie of een functie in gewijzigde vorm waarop werknemers kunnen solliciteren. Dit wordt ook wel de zogenaamde stoelendansmethode genoemd. Deze methode wordt kritisch getoetst zodat terughoudendheid op zijn plaats is. In ieder geval vergt dit een gedegen voorbereiding. Mocht u hierover vragen hebben of anderszins vragen over reorganisaties, dan kunt u uiteraard altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.

Herplaatsing

Voordat de werkgever over kan gaan tot ontslag moeten de herplaatsingsmogelijkheden worden onderzocht. In een van de volgende delen van deze blogreeks gaan wij in op de herplaatsingsplicht.

Meer over reorganisatie

Meer lezen over reorganisatie? Onderwerpen van de andere blogs in de Blogreeks Reorganisatie:

Share This