Op 1 januari 2020 is de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) in werking getreden. Een van de onderdelen vormt de WW-premiedifferentiatie naar de aard van het contract. Voor werknemers met een vast contract geldt een lagere premie dan voor werknemers met een flexibel contract. Dit maakt een vast contract aantrekkelijker. Het verschil tussen de hoge en de lage premie is 5% van de premiehoogte (7,94% versus 2,94%). Dat is dus een aanzienlijk verschil. Maar let op: er is een belangrijke valkuil!

Wanneer een lage WW-premie?

De lage WW-premie mag worden afgedragen voor werknemers met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dat mag geen oproepovereenkomst zijn. Voor oproepovereenkomsten en contracten voor bepaalde tijd geldt de hoge WW-premie.

 

Administratieve eisen

Om als werkgever in aanmerking te komen voor toepassing van de lage WW-premie is het enkele bestaan van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd niet genoeg. Er dient volgens artikel 2.4 lid 4 Besluit Wfsv ook te worden voldaan aan twee administratieve eisen. De arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd moet:

1. voorzien zijn van een datum; en
2. door zowel de werkgever als de werknemer zijn getekend

Uit de arbeidsovereenkomst zelf moet blijken dat aan de voorwaarden voor de lage WW-premie (voor onbepaalde tijd en geen oproepovereenkomst) is voldaan. De arbeidsovereenkomst moet in de loonadministratie worden bewaard.

 

Knelpunten in de praktijk

In een Kamerbrief van 9 december 2019 van de minister van SZW is te lezen dat werkgeversorganisaties de minister hebben gewaarschuwd dat niet alle werkgevers op tijd
kunnen voldoen aan de administratieve vereisten die gelden voor de WW-premiedifferentiatie naar de aard van het contract.

Niet alle werkgevers stellen arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd apart op schrift. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk om, als na een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd een overeenkomst voor onbepaalde tijd wordt aangegaan, geen nieuwe arbeidsovereenkomst op te maken. In plaats daarvan stuurt de werkgever de werknemer een bevestiging per brief of e-mail dat de overeenkomst voor bepaalde tijd wordt omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Wij zien verder in de praktijk dat het ook voorkomt dat een arbeidsovereenkomst niet door de werknemer is ondertekend of dat een arbeidsovereenkomst – door bijvoorbeeld een overgang van onderneming, wisseling van HR-systemen of een zeer lang dienstverband – ‘zoek’ is geraakt.

Het enkele feit dat er onbetwist een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bestaat, is onvoldoende om de lage WW-premie af te mogen dragen.

Om voor deze groep werknemers toch de lage WW-premie af te mogen dragen, zou de werkgever volgens de nieuwe administratieve regels alsnog een schriftelijke arbeidsovereenkomst moeten opstellen en deze door zowel de werkgever als de werknemer laten ondertekenen. Dat vormt niet alleen een administratieve last; de werkgever loopt ook een risico dat een werknemer geen handtekening onder een nieuwe arbeidsovereenkomst wil zetten.

 

Tegemoetkoming ter beperking van administratieve lasten: addendum

Om deze administratieve lasten te beperken heeft de minister bevestigd dat werkgevers niet een geheel nieuwe arbeidsovereenkomst hoeven op te stellen. In plaats daarvan kunnen werkgevers, als er een voorgaande tijdelijke arbeidsovereenkomst is, volstaan met een schriftelijk door beide partijen ondertekend addendum bij de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst. Voor het geval de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst onverhoopt ontbreekt, is het raadzaam wel een nieuwe arbeidsovereenkomst (en niet slechts een addendum) te laten ondertekenen.

Daarnaast heeft de minister onderkend dat niet alle werkgevers in staat zullen zijn om vóór 1 januari 2020 een door beide partijen ondertekende schriftelijke arbeidsovereenkomst of een door beide partijen ondertekend schriftelijk addendum voor al hun vaste werknemers in hun loonadministratie te hebben opgenomen. Als tweede tegemoetkoming is daarom, in samenspraak met de Belastingdienst, besloten werkgevers drie maanden extra de tijd te geven om te voldoen aan deze administratieve vereisten voor de lage WW-premie. De termijn loopt derhalve tot 1 april 2020.

Op 21 januari 2020 is in een kennisdocument van de rijksoverheid verder verduidelijkt dat de arbeidsovereenkomst (of het addendum) ook digitaal mag worden overeengekomen. Denk bijvoorbeeld aan een digitale handtekening of een instemming per e-mail.

 

Wat betekent dit?

Hoewel in de Kamerbrief van 9 december 2019 is te lezen dat de voorwaarden om gebruik te kunnen maken van de lage WW-premie door de Belastingdienst actief bij salarisadministrateurs en werkgevers onder de aandacht is gebracht, merken wij in de praktijk dat hierover nog steeds onduidelijkheid bestaat. Ook merken wij dat niet alle werkgevers de administratieve verplichting en het risico als daaraan niet wordt voldaan scherp op het vizier hebben.

Concreet is de situatie als volgt:

  • Werkgevers mogen de lage WW-premie afdragen, ook als de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (niet zijnde een oproepovereenkomst) nog niet schriftelijk is vastgelegd, of als de arbeidsovereenkomst of het addendum nog niet door beide partijen is ondertekend. In een dergelijke situatie kunnen werkgevers in de loonaangifte de indicatierubriek ‘schriftelijke arbeidsovereenkomst’ invullen met ‘ja’. Let op: deze coulance geldt alleen voor arbeidsovereenkomsten van werknemers die voor 1 januari 2020 in dienst zijn getreden. Voor arbeidsovereenkomsten die zijn gesloten na 1 januari 2020 geldt deze coulance niet.
  • Uiterlijk voor 1 april 2020 dient voor deze werknemers de door beide partijen (digitaal) ondertekende schriftelijke arbeidsovereenkomst of het door beide partijen (digitaal) ondertekende schriftelijke addendum in de loonadministratie aanwezig te zijn en moet daaruit blijken dat de werknemer uiterlijk op 31 december 2019 voor onbepaalde tijd in dienst was.
  • Als niet voor 1 april 2020 aan deze voorwaarden is voldaan maar de arbeidsovereenkomst wel voortduurt na 31 maart 2020, is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge WW-premie verschuldigd.

 

Tijd voor actie

Om zeker te zijn van de toepassing van de lage WW-premie dienen werkgevers het gehele personeelsbestand door te lichten. Voor alle werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (niet zijnde een oproepovereenkomst), moet voor 1 april 2020 een (digitaal) getekende arbeidsovereenkomst of een mede door de werknemer (digitaal) ondertekend addendum in de administratie te zijn opgenomen. Zo niet, dan moet de werkgever alsnog de hoge WW-premie betalen voor de werknemers voor wie deze administratie niet op orde is. Dat deze werknemers voor onbepaalde tijd in dienst zijn, doet daar dan niets aan af.

 

Tijd voor actie dus!

Mocht u nadere vragen hebben of hulp nodig hebben bij het opstellen van een addendum, schroom dan niet contact met ons op te nemen.

Bronnen:

Share This